Ausgangsvermerk: Wann er kommt und was tun, wenn er fehlt
Von Rafael Paulo Krüger · Zollexperte & CEO
Der Ausgangsvermerk ist Ihr Ausfuhrnachweis für die Umsatzsteuer. Wann er kommt, was nach 90 und 150 Tagen passiert und welche Alternativnachweise gelten.
Ein Zulieferer aus dem Sauerland liefert Stanzteile an einen Kunden in Norwegen. Sechs Wochen später bereitet die Buchhaltung den Monatsabschluss vor und sucht den Beleg für die steuerfreie Ausfuhrlieferung. Im Ordner liegt das Ausfuhrbegleitdokument (ABD) — der Ausgangsvermerk fehlt. Die Ware ist längst beim Kunden, aber im System des Zolls ist die Ausfuhr noch offen. Wir erklären, was der Ausgangsvermerk ist, wann er kommt und was Sie tun können, wenn er ausbleibt.
Stand: 4. Oktober 2026
Was ist der Ausgangsvermerk?
Der Ausgangsvermerk ist die elektronische Bestätigung der Ausfuhrzollstelle, dass Ihre Ware das Zollgebiet der Union verlassen hat. Er entsteht in zwei Schritten: Zuerst bestätigt die Ausgangszollstelle den Ausgang der Ware. Daraufhin erledigt die Ausfuhrzollstelle das Ausfuhrverfahren und versendet den Ausgangsvermerk — als PDF an denjenigen, der die Anmeldung abgegeben hat.
Das ABD ist also nicht der Ausgangsvermerk. Das ABD belegt, dass die Ware zur Ausfuhr überlassen wurde. Der Ausgangsvermerk belegt, dass sie tatsächlich ausgeführt wurde. Welche Zollstelle welche Rolle hat, lesen Sie im Beitrag Ausfuhrzollstelle und Ausgangszollstelle.
Wofür brauche ich ihn?
Für die Umsatzsteuer. Wer eine Ausfuhrlieferung steuerfrei behandeln will, muss die Ausfuhr nachweisen. Bei einer elektronischen Ausfuhranmeldung ist der vorgesehene Beleg der Ausgangsvermerk — sowohl wenn Sie selbst befördern (§ 9 Umsatzsteuer-Durchführungsverordnung, UStDV) als auch wenn ein Spediteur oder Kurier versendet (§ 10 UStDV). Die Finanzverwaltung erkennt den Ausgangsvermerk und den Alternativ-Ausgangsvermerk als Nachweis an.
Wie Sie den Beleg in Ihrer Buchhaltung ablegen und was im Einzelfall steuerlich gilt, klären Sie mit Ihrer Steuerberatung.
Wann kommt der Ausgangsvermerk?
Erst wenn die Ausgangszollstelle den Ausgang elektronisch bestätigt hat. Eine feste Frist dafür gibt es nicht; sie hängt davon ab, wann die Ware die Grenze passiert und dort erfasst wird. Mit dem ABD allein kommt der Ausgangsvermerk nicht automatisch.
Smart-Zoll-Tipp: Zu Ausfuhranmeldungen, die Sie bei uns erstellen, erhalten Sie den Ausgangsvermerk per E-Mail, sobald er vorliegt. Sie müssen ihn nicht beim Zollamt anfordern.
Warum bleibt er manchmal aus?
Der Ausgangsvermerk bleibt aus, wenn die Bestätigung der Ausgangszollstelle fehlt. Typische Ursachen:
- Die Sendung wurde an der Grenze nicht mit ihrer MRN erfasst, etwa weil der Fahrer die MRN nicht hatte.
- Die Ware hat die EU über einen anderen Mitgliedstaat verlassen und die Bestätigung von dort wurde nicht übermittelt.
- Der Transport hat sich verzögert und die Ware ist noch gar nicht ausgegangen.
Was die MRN ist und warum der Frachtführer sie braucht, erklärt der Beitrag MRN-Nummer beantragen.
Was passiert, wenn die Bestätigung fehlt?
Für offene Ausfuhrvorgänge gibt es das Nachforschungsverfahren (Follow-up) nach Artikel 335 der Durchführungsverordnung zum Unionszollkodex. Die ATLAS-Verfahrensanweisung nennt dafür diese Fristen, gerechnet ab der Überlassung zur Ausfuhr:
| Zeitpunkt | Was passiert |
|---|---|
| ab 20 Tagen | Der Ausfuhrzollstelle kann ein Alternativnachweis vorgelegt werden; der Anmelder kann die Nachforschung von sich aus starten. |
| nach 90 Tagen | Liegt keine Ausgangsbestätigung vor, leitet die Ausfuhrzollstelle die Nachforschung ein und fragt nach dem Verbleib der Ware. |
| 60 Tage ab Anfrage | So lange haben Sie Zeit zu antworten: Ausfuhr verzögert, oder Ausgang erfolgt und Alternativnachweis liegt vor. |
| nach 150 Tagen | Ohne Ausgangsbestätigung oder anerkannten Alternativnachweis wird der Ausfuhrvorgang automatisch für ungültig erklärt. |
Zu einem für ungültig erklärten Vorgang stellt die Ausfuhrzollstelle keinen Ausgangsvermerk aus. Warten Sie deshalb nicht auf die Anfrage des Zolls.
Welche Alternativnachweise erkennt der Zoll an?
Die Verfahrensanweisung nennt insbesondere diese Belege, auch in Kombination:
- Einfuhrverzollungsbelege aus dem Drittland
- unterzeichnete oder authentifizierte Versendungsbelege des Unternehmens, das die Ware aus der EU gebracht hat, zum Beispiel Frachtbrief, Konnossement oder Posteinlieferungsschein
- eine Spediteursbescheinigung beim Transport über die Grenze
- einen vom Empfänger außerhalb der EU unterzeichneten Lieferschein
- unterzeichnete oder authentifizierte Auszüge aus Tracking-Systemen, wenn sie unter anderem MRN, Warenbezeichnung, Menge, Ort und Tag der Ausfuhr und den Empfänger enthalten
Zahlungsnachweise und Rechnungen erkennt der Zoll grundsätzlich nicht an. Für Verzollungsbelege aus dem Drittland kann die Zollstelle eine amtlich anerkannte Übersetzung verlangen.
Erkennt die Ausfuhrzollstelle den Nachweis an, erledigt sie den Vorgang und Sie erhalten einen Alternativ-Ausgangsvermerk. Er gilt ebenfalls als Ausfuhrnachweis.
Was muss mein Unternehmen jetzt tun?
- MRN weitergeben: Geben Sie dem Frachtführer bei jeder Sendung die MRN oder das ABD mit.
- Offene Vorgänge prüfen: Kontrollieren Sie etwa drei Wochen nach dem Versand, ob der Ausgangsvermerk da ist.
- Belege sichern: Fordern Sie beim Spediteur früh einen Transportbeleg oder beim Kunden den Einfuhrbeleg an. Nach Monaten ist das mühsam.
- Fristen im Blick behalten: 90 Tage bis zur Nachforschung, 150 Tage bis zur Ungültigerklärung.
- Abschluss dokumentieren: Legen Sie den Ausgangsvermerk zur Rechnung ab.
Beispiel aus der Praxis
Der Zulieferer aus dem Sauerland meldet sich mit der MRN bei seinem Zolldienstleister. Der Spediteur liefert den unterzeichneten CMR-Frachtbrief nach, der Kunde in Norwegen schickt den Einfuhrbeleg. Beides geht an die Ausfuhrzollstelle. Sie erkennt die Nachweise an und stellt einen Alternativ-Ausgangsvermerk aus. Die Buchhaltung hat ihren Beleg — sieben Wochen nach dem Versand und lange vor Ablauf der 150 Tage.
Fazit
- Der Ausgangsvermerk ist der Nachweis, dass Ihre Ware die EU verlassen hat, und der vorgesehene Beleg für die steuerfreie Ausfuhrlieferung.
- Er kommt erst nach der Bestätigung der Ausgangszollstelle, nicht mit dem ABD.
- Fehlt die Bestätigung, können Sie ab 20 Tagen nach der Überlassung Alternativnachweise vorlegen.
- Nach 150 Tagen ohne Nachweis wird der Vorgang für ungültig erklärt.
Fehlt der Ausgangsvermerk zu einer Anmeldung, die Sie bei uns erstellt haben, melden Sie sich mit der MRN und Ihren Transportbelegen über die Kontaktseite. Neue Ausfuhranmeldungen erstellen Sie bei uns selbst online, unsere Zollexperten prüfen sie.
Quellen
- Das IT-Verfahren ATLAS-Ausfuhr – Zoll, abgerufen 04.10.2026
- Verfahrensanweisung zum IT-Verfahren ATLAS, Kapitel 4.9.3, 4.9.5 und 5.2.2 – Generalzolldirektion, Stand Februar 2026
- § 9 UStDV – Ausfuhrnachweis in Beförderungsfällen und § 10 UStDV – Ausfuhrnachweis in Versendungsfällen – Gesetze im Internet, abgerufen 04.10.2026